Varför ska du bestämma antal gäster innan du bokar lokal? Hur kan LED-lampor göra feststämningen? Och varför är just hotell en extra bra plats för din bröllopsfest? Här får du alla svaren och dessutom bröllopsfixarens 11 bästa tips!
Vi fick chansen att intervjua bröllopsproffset, Anna Walter, som jobbar som projektledare på Quality Hotel™ Friends in Solna. Här delar hon med sig av sina bästa tips och bäst välbevarande hemligheter för den perfekta bröllopsfesten.
Anna, vad är det roligaste med att projektleda events och fester?
Jag gillar mötet med människan och att hitta lösningar. Att få ge det lilla extra och skapa wow-känsla. Dynamiken i hotellet och konferensen är fantastisk. Bakom varje framgång står ett magiskt team, tillsammans skapar vi möten och minnen med människor. Min erfarenhet från eventbyrå gör att jag kan se eventet i alla vinklar, från kundens perspektiv till hotellets logistiska förutsättningar. Kunden ser ofta eventet på ett sätt och hotellet ser det på ett annat. Då finns jag där i mitten och kan förutse utmaningar och möjligheter som varken kunden eller hotellet tänkt på.
Har ni ordnat många bröllop hos er på Quality Hotel Friends?
Inte än. Men vi hoppas att det blir fler inom kort. Senast var på nyårsafton. Det var otroligt kul att få vara med att skapa bröllopsparets minnen från deras största dag. I Norden är det inte så vanligt med bröllop på ”vanligt hotell” än, även om det kommer allt mer. Här vill många hyra en egen lokal eller en hel herrgård. Men den stora fördelen med en hotellokal är att den är rå, som en tom duk. Den går att forma till vad man vill. Och självklart finns det sovplatser till alla.
När är bästa årstiden för bröllop?
Sommaren är den vanligaste bröllopssäsongen, men vi är väderkänsliga här i Norden. Det kan låta mysigt att ha fördrink och mingel på en uteservering, men det är inte så mysigt om det regnar och blåser. På vårt hotell har vi ytor med fantastiskt ljusinsläpp men vädret spelar ingen roll eftersom du är inomhus. Då slipper man tänka på partytält, varma filtar och paraplyer.
Kan ni ordna en bröllopsfest i sista minuten?
Det går att ordna en fest på två veckor, men det är i senaste laget, även om hotellet är flexibelt och kan lösa det mesta. På två veckor hinner vi planera personal och beställa mat. Det bästa är att boka tre till sex månader i förväg, men eftersom många gifter sig i juli/augusti är det högt tryck på festlokaler då. Vill man ha en särskild lokal kan den behöva bokas minst ett år i förväg. Hos oss är fördelen att de vanligaste besökarna är konferensgäster som är här på vardagar. På helgerna är det inte alls lika uppbokat. Alltså är det lättare att boka fest på ett hotell vilken helg som helst än att få samma helg på en restaurang eller specialiserad festlokal. Och vi har härliga utrymmen för fest!
Tänk om man ångrar sig och vill byta lokal?
För varje bokning hos oss finns det avbokningsregler. Så länge du följer dem går det bra att ångra sig, utan att det kostar något. Mitt tips är att boka lokalen i god tid och sedan avboka den om du skulle hitta något annat som du hellre vill ha. Våra längsta avbokningsregler gäller mellan 30 och 180 dagar. Det betyder att så länge du avbokar inom den tiden så kostar det inget.
Kan man även ha vigseln på hotellet?
Vi planerar ett bröllop just nu där vigseln ska ske under kvällen. Det är ett borgerligt bröllop där paret vigs direkt innan middagen. Jag ser fram emot det jättemycket. Det ska bli härligt att få vara med om, och roligt att personalen får vara med om det fina. Vi kommer nog fälla några glädjetårar allihop. Det är parets största dag och vi kommer allihop göra vårt bästa för att de ska känna sig omhändertagna och sedda.
Bröllopsfixaren Annas bästa tips när du planerar den stora festen
1. Välj rätt lokal
Börja med antalet gäster. När du vet hur många ni blir och hur du vill ha det kan du planera lokalen och ytan efter det. Först då vet du om det kommer att passa dina önskemål. Men många gör också tvärtom, bestämmer lokal först (eftersom de vet vad de vill ha) och planerar festen efter den ytan.
2. Håll koll på kostnaderna
På ett hotell ingår hela servicepaketet och du slipper boka dryck, mat och personal separat. Det blir dyrare än om du skulle ordna allting själv, men du vet exakt vad hela festen kommer kosta. På ett hotell får du helheten, vi jobbar med service varje dag.
3. Förhandla om priset
Om du har många gäster som vill övernatta på hotellet kan du alltid förhandla dig till grupprabatt. För större event är priset alltid förhandlingsbart.
4. Skapa utrymme för dans
Behöver ni scen eller dansgolv? Tänk på det när du väljer lokal och se till att dansgolvet, scenen eller annat som du vill ha, får plats.
5. Flytta på gästerna
Hur vill du att kvällen ska flöda? Ska gästerna flyttas till en annan lokal efter middagen och ha dansgolvet där? Vill ni stanna i samma lokaler? Kvällen ska löpa smidigt utan avbrott, men det sker inte automatiskt utan kräver lite planering.
6. Tänk på allergikerna
Be gästerna anmäla matallergier redan när du skickar festinbjudan. Då blir det lätt att stämma av specialkost med den som sköter maten. Festdeltagare glömmer ofta att berätta om sin allergi och då kan det bli stressigt för köket precis när maten ska ut. Just då är det gästerna som står i fokus, vi vill inte att de ska behöva vänta på sin mat. Det går såklart att lösa på plats, men med rätt förutsättningar blir upplevelsen desto bättre.
7. Gör inte allt själv
Om du ska vara festens medelpunkt, se till att en toastmaster/ansvarig håller i det praktiska under festkvällen. Då kan du koncentrera dig på dina gäster och att ha kul. Ett bra sätt är att i förväg göra ett körschema över kvällen. Då får du, toastmastern och personalen samma bild av festen och alla vet när ska fördrinken serveras, när middagen ska ta slut och när dansen ska börja.
8. Skapa effekt med ljus
Färgsätt lokalen med ljus! På konferenshotell finns ofta LED-kannor, stora ljuskällor där man kan bestämma färg själv. Det är enkelt och otroligt effektfullt.
9. Sätt stämningen med musik
Se till att det är bra musik och att gästerna hälsas välkomna av någon som tar emot och informerar om kvällen. Musik är en stämningshöjare och skapar härliga känslor. Med ett varmt välkomnande och rätt musik kommer man långt!
10. Provsmaka maten – om du vill
Provsmakning är det bästa i världen om man tycker att mat är viktigt. Testa gärna menyn men fundera över vilka dina gäster är och välj mat som du tror att de kommer uppskatta.
11. Hjälp gästerna med logistiken
Skicka ett mejl med bra-att-ha-information till dina gäster. Berätta om incheckningstider, träningsrum, parkeringsmöjligheter, vägbeskrivning, närmaste busshållplats, taxinummer och sådant. Det är inget man måste göra, men omtanke uppskattas alltid!
Boka bröllopssviten hos oss
Visste du att Strawberry erbjuder bröllopssviter på nästan alla hotell, i alla kedjor? Nedan ser du en av de vackraste sviterna på Quality Hotel. Boka genom att kontakta hotellet.
Självklart är det inte bara bröllop vi är experter på, vi tar oss an alla slags fester och tillställningar! För att hitta det perfekta stället för din nästa tillställning, kolla in våra fest- och eventlokaler i hela Norden här.
Blev du inspirerad och vill veta mer om hotellen i artikeln samt deras möjligheter till att anordna fest och events? Nedan hittar du mer information!**
Fest- och konferenslokaler på Quality Hotel Friends
Anna Walter
Anna Walter, projektledare på Quality Hotel™ Friends i Solna/Stockholm, delar med sig av sina bästa tips till dig som planerar din (eller någon annans) bröllopsfest.
