Ska du planera det kommande halvåret med teamet, göra upp en ny strategi för hela företaget eller bara ha en social sammankomst? Att planera ett möte eller en konferens kan vara både skrämmande och krävande för många. Vi har samlat 15 punkter som kan fungera som en checklista för att arrangera en lyckad konferens.
1. Sätt ett datum för arrangemanget
Kontrollera så att ditt arrangemang inte krockar med konkurrerande eller liknande arrangemang. Undvik att planera in ett arrangemang under de perioder då de flesta har semester.
2. Hitta en passande lokal
Lokalen måste passa för antalet deltagare och den typ av aktiviteter som du har planerat.
3. Skicka ut inbjudningar
Så fort datum för arrangemanget och lokal är bokade kan du skicka ut inbjudningar.
4. Planering
Sätt ihop en kommitté för arrangemanget och fördela ansvaret och uppgifterna. Sätt upp en detaljerad checklista med tydliga deadlines. Den sista tiden bör du ha tät kontakt och uppföljning med konferensstället och eventuella leverantörer. Kolla gärna en extra gång att allt du har beställt är på plats till rätt tid.
5. Boka föredragshållare/underhållning
Om du ska boka en föredragshållare eller annan underhållning måste du komma ihåg att ta hänsyn till din målgrupp, arrangemangets tema och vilket syfte arrangemanget har.
6. Sätt ihop ett program för dagen
Kom ihåg att avsätta gott om tid för pauser under arrangemanget så att deltagarna får möjlighet att prata med varandra. Blir programmet för intensivt kan deltagarna bli trötta och tappa koncentrationen.
7. Skicka ut program och instruktioner
Skicka ut programmet i förhand. Du bör även ge praktisk information gällande exempelvis parkeringsmöjligheter, vilken klädkod som gäller och allt annat som är viktigt och bra att veta på förhand.
8. Trycksaker
En enhetlig design på all kommunikation ger intryck av ett professionellt arrangemang. Kom ihåg att beställa alla trycksaker i god tid.
9. Dubbelkolla att den tekniska utrustningen finns på plats
Tekniska bekymmer är något du helst vill undvika under arrangemanget. Därför bör du försäkra dig om att den tekniska utrustning som både du och dina föredragshållare/underhållare behöver finns på plats.
10. Bekräfta gästlistan och förfrågningar om mat
Håll kontaktpersonen för konferenslokalen uppdaterad på hur många gäster som kommer till arrangemanget och hur många personer som ska delta i måltiderna. Kom ihåg att informera om eventuella allergier.
11. Kontrollera lokalerna precis före arrangemanget
Dagen före arrangemanget är det viktigt att du försäkrar dig om att lokalerna är organiserade på ett tillfredsställande sätt. Det är också viktigt att du tar dig tid att kontrollera att den tekniska utrustningen fungerar.
12. Arrangemangsdagen
Under arrangemanget kommer du säkert behöva hjälp med att hantera olika kriser samt att undvika förseningar i tidsplanen. Se till att du har några nyckelpersoner som är tillgängliga.
13. Håll tiderna
Försök att hålla tiderna i den mån det går, skapa ett flyt i aktiviteterna och undvik förseningar i tidschemat.
14. Ha roligt!
Njut av att se hur hårt arbete lönar sig!
15. Utvärdering
Ge deltagarna ett formulär som de fyller i och lämnar vid avresa eller via mail efter arrangemanget. Det finns alltid något som kan förbättras så därför är det viktigt med en utvärdering – särskilt med tanke på nästa arrangemang.
Med dessa tips i bakhuvudet ska allt vara klart för en lyckad konferens. Strawberry erbjuder* konferensanläggningar över hela Norden, och vi har lokaler för alla konferenser, från små konferenser till konferenssalar med plats för flera tusen. Titta på möjligheterna och planera din nästa konferens idag!
