5 tips för mer effektiva online-möten!

I de nordiska länderna pågår fler och fler försiktighetsåtgärder för hur man ska förhindra spridningen av Covid-19 - och en av dem är att allt fler jobbar hemifrån. Men hur fungerar det, egentligen? Och kan man överföra all sin erfarenhet från fysiska möten till när man ska mötas digitalt?

Vi har pratat med Lotte Nystrup Lund som driver företaget Futurista, en konsultfirma där hon dagligen coachar bolag och ledare inom hållbart ledarskap och hur man skapar hållbara resultat. Lotte har en examen inom kultur- och samhällsanalys samt idéhistoria. Här berättar hon hur hur våra onlinemöten påverkar oss och hennes tips för att genomföra dem på bästa sätt.

Lottes 5 bästa tips för online-möten!

1. Var mänsklig, trots att rummet är digitalt. Man kan (också) småprata i början av ett digitalt möte och kanske behövs det lite extra i just dessa tider.
2. Använd chatt-funktionen om ni är många. Visst kan det bli stimmigt om alla ska prata samtidigt och när ni är många är det rent omöjligt. Utse en deltagare till huvudtalare, men låt deltagarna komma med inspel via chatten.
3. Förbered dig inför mötet. Många upplever dessa dagar att det tar en stund för alla att få till tekniken - med kamera, ljus, ljud, etc. Se därför till att några minuter innan checka så att allt fungerar, så att ni kan starta mötet i tid.
4. Håll korta möten. Vi blir mycket snabbare trötta och okoncentrerade när vi möts digitalt än i fysiska möten.
5. Digitala möten kan vara till mer än bara business. Kanske kan ni ha en digital middag eller after work? Kanske för att prata med de i ditt nätverk som är ensamma, yngre såväl som äldre. Eller för att få lite variation på middagsdeltagarna, när du kanske har haft lite väl många måltider med din egen familj det senaste.

Vi fick även äran att ställa Lotte några frågor kring hur hon tacklar veckor med hemmakontor och vad hon tror om framtidens digitala möten!

Lotte, hur fungerar det för dig att arbeta hemifrån?

"Just nu sitter jag med ett stort analytiskt arbete, som kräver en hel del förberedelsetid. För att kunna arbeta effektivt och hålla koncentrationen uppe, så använder jag mig av Pomodoro-tekniken. Den innebär helt enkelt att man arbetar superkoncentrerat i 25 minuter, för att sedan ta en välbehövlig paus i 5 minuter med det som får dig bäst att slappna av. Oavsett om det är att springa en vända runt huset, äta en morot eller gå ut och få lite sol. Det finns flera appar och hemsidor om pomodoro, så bara googla för att lära dig mer.“

Finns det något du saknar under perioder som dessa med jobb hemifrån?

“Det som är kul är att jag i flera år har har lett projekt om framtidens möten, där jag igen och återigen har poängterat att det är något speciellt med det fysiska mötet. Att digitala möten är ett viktigt och självklart verktyg, men att det aldrig helt kommer att kunna ersätta allt det som fysiska möten har. Aldrig förr har jag riktigt märkt av hur spot on de orden är. Jag är en väldigt social person, som utvecklar, innoverar och inspirerar i samklang med andra människor. Så jag saknar att vara social - på riktigt - vid sidan av att vara social-digital, som jag självklart är i dessa tider.“

Nu har vi blivit tvingade in i den digitala mötesstrukturen - hur ser du på framtiden här?

“Många människor och organisationer har otroligt snabbt lärt sig att nyttja de digitala mötesteknikerna, som vi länge har haft tillgång till. Den omställningen tror jag är en lärdom som många kommer att ha stor nytta av efter krisen. Vi har dock mycket forskning som styrker viktigheten av att fortsätta ha fysiska möten. Kanske hjälper denna tidens intensiva användande av digitala mötesplattformar oss att uppskatta de fysiska mötena på ett helt nytt sätt.“

Vad tror du att vi kommer lära oss av denna krisen?

“Att använda digitala verktyg bättre. Att sundhet är viktigt och ska prioriteras. Att vi människor älskar att vara tillsammans med varandra och saknar det enormt när vi inte får. Att vardagen - så som den var innan det här - är riktigt bra.”

---

På flera hotell runt om i Sverige öppnar vi nu upp för dig som behöver ett ställe att jobba på. Arbeta i lugn och ro i ett rent och rymligt rum med skrivbord och skön fåtölj. Självklart ingår wifi och riktigt gott kaffe. Boka ditt kontor för bara 295 kr per dag här!